Conciliar a atividade de síndico com a vida profissional não é tarefa fácil. Se você está vivendo este dilema, que tal contratar uma administradora de condomínio?

Aspectos ligados à parte financeira, prestação de contas, questões jurídicas e gestão de funcionários são funções que tomam muito tempo e precisam de uma dedicação que nem sempre é possível ter.⠀

As administradoras podem trazer essa tranquilidade já que você poderá entregar todas essas questões nas mãos de profissionais especializados, sendo apenas atualizado do status de cada atividade e envolvido nas tomadas de decisões mais importantes. 

Mas, para escolher uma boa administradora, é preciso ficar atento. Veja, abaixo, alguns cuidados que você precisa tomar para não entregar o condomínio em mãos erradas.

Tradição e reputação

Uma administradora nova no mercado não é, necessariamente, ruim. Entretanto, quando o assunto é o gerenciamento do condomínio, não é indicado correr riscos.

Por isso, pesquisar bastante e optar por uma empresa sólida, renomada e com tradição no mercado é o mais indicado. Isso porque a experiência é um fator determinante para o sucesso, já que a responsabilidade, ao administrar um condomínio, é grande.⠀⠀

Converse com outros síndicos

Antes de optar por uma administradora, faça uma pesquisa entre outros síndicos de condomínios com o perfil parecido com o seu. Eles poderão dar um panorama sobre as atividades realizadas e sobre a satisfação dos moradores com o trabalho da empresa. Procure conversar com pessoas que já tenham tido experiências anteriores com outras administradoras, para poder formar uma base de comparação.

Considere a consolidação da administradora de condomínio

O tempo em que a administradora atua revela se ela está consolidada no mercado. Quanto mais antiga a existência da empresa, maiores as possibilidades de acerto na contratação, pois ela já domina a legislação específica e também possui parceria e cadastro dos mais variados profissionais para atender às diversas demandas condominiais.

Não é segredo para ninguém que contar com os serviços de profissionais mais experientes traz maior tranquilidade em qualquer ramo de atuação e, no caso dos condomínios, o amplo conhecimento facilitará ainda mais o relacionamento entre as partes.

Reclamações e ações judiciais

Outro importante fator a ser considerado é o número de reclamações na internet e de ações judiciais. Fazer essa pesquisa prévia é extremamente importante. É necessário optar por uma administradora competente e que tenha tido boas experiências com seus clientes ao longo dos anos.

Sendo assim, verificar sites como o Reclame Aqui e ainda fazer consulta para identificar possíveis ações na Justiça são passos muito importantes para embasar a tomada de decisão pela contratação, ou não, da organização.

Estude os aspectos do contrato

O contrato firmado entre a administradora e o condomínio deve ter todos os detalhes do relacionamento e do serviço que será prestado. Caso sinta necessidade, procure uma assessoria jurídica para auxiliá-lo nesta negociação.

Um aspecto muito importante, e que não deve ficar de lado, é a rescisão contratual. Veja qual é o valor da multa e se existem cláusulas restritivas neste aspecto. Lembre-se de que os primeiros meses são muito importantes para que você avalie o trabalho da administradora e, portanto, o contrato deve ser flexível nesse sentido.⠀⠀⠀

Conforme mostramos ao longo do texto, escolher uma administradora de condomínios não é uma tarefa simples. Entretanto, é essencial que essa procura seja desempenhada com seriedade e cautela, para evitar erros e arrependimentos.

Contratar uma empresa inexperiente e sem tradição, que não automatiza os processos, tem reclamações na internet por má prestação de serviços e lida com ações judiciais, torna o trabalho do síndico mais difícil e põe em risco toda a administração do condomínio e de seus moradores.

Portanto, faça uma análise cuidadosa dos pontos citados acima e com certeza achará uma administradora que realmente irá organizar seu condomínio de maneira responsável e efetiva.

Até a próxima!

Uma administradora de condomínios, atualmente, não é apenas uma empresa que oferece serviços contábeis e de registros de documentos. Sua função evoluiu, oferecendo uma gama de serviços para levar mais tranquilidade aos condôminos e ao síndico.

Contratar uma administradoradecondomíniospermite reduzir os naturais atritos entre os condôminos e o síndico, além de manter um controle mais adequado das contas, disponibilizando os relatórios detalhados de gastos, de cobrança de débitos ou cobrança judicial.

A administradoradecondomínios pode oferecer inúmeras soluções para a gestão do condomínio. Podemos destacar as vantagens da contratação de uma empresa para esse tipo de atividade:

Gerenciamento de questões administrativas

Uma administradora de condomínios é muito útil para realizar os trabalhos administrativos e que normalmente consomem muito tempo de quem o faz, como por exemplo: organizar os papéis, fazer os pagamentos, conferir os recebimentos, entre outros.

Representação do condomínio nos órgãos públicos

Órgãos públicos, em sua maioria, tem um horário restrito de funcionamento. A maioria das pessoas tem uma agenda cheia e se divide em diversas atividades além das profissionais. Neste ponto ter uma administradora de condomínios é muito útil, afinal é a empresa que ficará responsável por representar o condomínio nestes órgãos.

Assessoria na contratação de prestadores de serviços

Por conhecer e atuar em conjunto com diversos profissionais, a administradora, conseguirá indicar profissionais qualificados e de confiança para realizarem os serviços necessários no seu condomínio. Além disso, ela também economiza o tempo do síndico já enviando os orçamentos e informações para a tomada de decisão.

Apresentação das declarações necessárias

Assim como qualquer empresa, o condomínio tem suas obrigações com a Receita Federal e o Ministério Público. Desta forma ter uma administradora de condomínio, facilita na confecção e entrega das declarações como DIRF, CAGED e RAIS.

Departamento jurídico à disposição

Com advogados na equipe é possível prestar assistência jurídica ao condomínio quando necessário. Desta forma o síndico fica resguardado juridicamente em relação as suas ações, evitando processos e despesas futuras.

Administração de pessoal

A confecção de folha de pagamento, o recolhimento de FGTS e INSS e outras obrigações relacionadas ao pessoal contratado torna-se obrigação da administradora, evitando perda de prazo e mantendo o correto andamento legal dos funcionários.⠀⠀⠀

Realização de cobrança dos inadimplentes

Talvez uma das maiores vantagens de contar com uma administradora de condomínios. Realizar cobranças, por si só já é uma tarefa desagradável para a maior parte das pessoas. Imagine então ter que cobrar o seu vizinho. Muitas vezes as pessoas não entendem que essa é uma das atribuições do síndico e se sentem ofendidas com a cobrança. Acabam confundindo as coisas e criando uma situação embaraçosa para o síndico. Nesses momentos, contar com a administradora é muito útil, afinal quem está cobrando é uma empresa e fará isso de forma muito profissional.

Gostou de saber 7 vantagens que uma administradora pode trazer para os condôminos e para a vida do síndico?

Lembre-se que por trás de todo grande negócio há sempre uma grande equipe administrativa, e não é diferente quando o assunto é a administração de condomínios, contate a Valor administração de condomínios.

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Você sabia que existem diferenças consideráveis entre as funções do síndico e das administradoras de condomínios? Não? Tudo bem, muita gente também não sabe disso. Por isso estamos aqui, para te ajudar a entender melhor o papel que deve ser desempenhado tanto pelo síndico, quanto pelas administradoras e, assim, permitir que você cobre adequadamente os seus direitos de condômino. Acompanhe:

Síndico condominial – aquele que se responsabiliza legalmente, direta e indiretamente, por toda a documentação do condomínio, incluindo sua representação em juízo. Todavia, compete igualmente ao síndico, o papel de mediar a comunicação no espaço coletivo e de cuidar do patrimônio comum. 

Na prática, o síndico precisa conseguir gerenciar todas essas tarefas com um custo mínimo, evitando excessos de gastos e o aumento do rateio entre os moradores. Desta forma, sua gestão será eficiente e respeitada por todos.

Para resumir as principais funções, podemos listar as seguintes responsabilidades:

1. Mediação de conflitos;
2. Autorização de compras e pagamentos;
3. Convocação de assembleias;
4. Acompanhamento do trabalho do zelador;
5. Contratação e demissão de funcionários;
6. Garantir o cumprimento das regras do condomínio;
7. Cuidar da manutenção preventiva.

Agora vamos conhecer o papel das administradoras.

Administradora de condomínios – Quem garante os serviços de uma administradora de condomínio tem uma grande vantagem, pois ela facilita uma série de tarefas. A empresa faz toda a operacionalização da gestão do condomínio, otimizando o trabalho e o atendimento aos moradores.

Com uma administradora, as questões tributárias e financeiras são administradas com mais facilidade, o que garante que as questões legais estejam sempre em ordem. Ao todo, são mais de 140 atividades que ela pode ajudar – entre elas:

1. Prover assistência jurídica;
2. Organizar informações em um portal online;
3. Cuidar do treinamento de funcionários;
4. Elaborar comunicados;
5. Emitir boletos;
6. Fazer pagamento de contas, análise tributária e prestação de contas;
7. Realizar cotações e pedidos de compras;
8. Fazer controles de Normas Reguladoras, ou NRs e garantir que elas estão sendo cumpridas;
9. Dar suporte total ao síndico em suas tarefas diárias.

Contar com uma administradora mantém as tarefas em ordem e permite uma convivência mais tranquila no condomínio. Isso não quer dizer que ela estará acima do síndico ou das decisões dos moradores – a administradora apenas é um meio facilitador e otimizador das tarefas mais complexas de um condomínio.

Agora que você já sabe as principais obrigações do síndico e administradora, fica muito mais fácil saber a quem recorrer. Contate a Valor especialista em administração de condomínios.

Uma das tarefas mais importantes e também a que mais gera dúvidas na Administração de condomínios, é de como fazer a prestação de contas. Afinal, para fazer esse tipo de serviço do condomínio é preciso organização e foco para conseguir reunir todas as informações relativas à gestão.

Para que este documento seja criado de forma correta, é preciso seguir algumas orientações que vão fazer a prestação de contas ser finalizada com facilidade e eficiência. Confira!⠀

DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

O primeiro passo é reunir todos os documentos necessários para informar sobre as atividades realizadas durante a gestão. Existem alguns relatórios obrigatórios para entrega, embora haja particularidades em cada condomínio.

– Relatório de receita: relação dos condôminos adimplentes e inadimplentes e a especificação das multas e taxas cobradas devido a atrasos. O documento ainda relata toda a receita gerada por meio de locação das áreas comuns do condomínio, como churrasqueira e salão de festas.

– Relatório de despesa: mostra todos os gastos variáveis e custo extras com obras emergenciais, caso houver.

– Balancete final: Reúne todas as informações dos relatórios anteriores, mas de forma resumida.⠀⠀

APRESENTAÇÃO CLARA E OBJETIVA

Com todos os documentos em mãos, chegou a hora de apresentar aos condôminos durante a reunião. É importante abrir espaço para perguntas e sugestões, respondendo a todos os questionamentos de forma clara e objetiva.

É importante ter os documentos originais, caso for solicitado para conferência. Outro ponto é tratar os problemas de inadimplência de forma coletiva, sem citar nomes.

CONTE COM A EXPERIÊNCIA DE UMA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

Quando o condomínio contrata uma empresa para fazer toda a gestão, o grupo estará mais seguro de que tudo está em andamento, com a atenção devida a cada detalhe na prestação de contas e nos demais serviços. Isso permite ao síndico muito mais tempo para se dedicar a projetos de melhorias do local, pensando até em ações que gerem ainda mais economia ao condomínio.⠀

Com essa tomada de decisão, você verá que a prestação de contas será realizada de forma simples e prática, sem dores de cabeça.

Contrate a Valor Administração de Condomínios e garanta essa solução para seu condomínio.

Até a próxima!

Geralmente a gente acha que uma administradora de condomínios só existe para emitir os boletos das taxas de condomínio mensalmente, não é mesmo? Mas não é bem assim. São muitos e variados os serviços da administradora de condomínios.

Anteriormente elas eram responsáveis somente pela contabilidade e registros dos documentos fiscais do condomínio, mas hoje em dia, a função da administradora de condomínio engloba uma série de serviços que facilitam o trabalho do síndico e mantém a contabilidade em dia.

Cada uma das muitas administradoras de condomínios existentes no mercado têm suas qualidades e peculiaridades, mas algumas das obrigações contratuais são comuns entre elas, conforme veremos abaixo:

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• Tarefas rotineiras e burocráticas como arrecadação das taxas, pagamentos de contas, folha de pagamento quando há funcionários, pagamento de fornecedores, recolhimentos de impostos;
• Acompanhamento de assembleias e obras, confecção de documentos como atas, editais, entre outros;
• Levantamento de manutenções, reunir os orçamentos, fazer cotação e controle de seguro;
• Prestação de contas como reza o estatuto ou convenção e disponibilizar meios para acesso dos condôminos;
• Apoio no aspecto jurídico e contábil;
• Estar disponível e procurar sanar dúvidas e certificar de que as decisões tomadas estão de acordo com a lei;
• Orientações quanto à cobrança de inadimplência (caso de execução).

Como podemos ver, você não precisa esquentar a cabeça e tentar resolver sozinho todas as necessidades do seu condomínio. A administradora possui um objetivo bastante claro, que nada mais é que dar o apoioesuporte necessário para uma administração excelente e que favoreça realmente os condôminos.

Para você que possui um condomínio, e ainda não contratou esses serviços, procure A Valor administradora de condomínios, tenha uma gestão condominial bem-sucedida.

Até a próxima!